ในปัจจุบันสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ยังไม่มีทีท่าจะลดลง หน่วยงานราชการ สถานศึกษา จึงมักมีการประชุมทางออนไลน์ผ่าน Application ต่างๆ เช่น Zoom Facebook Messenger Microsoft Teams Google Hangouts หรือ LINE เป็นต้น
ในการประชุมราชการหรือการอบรมตามปกติ มักมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เช่น ค่าอาหารว่าง อาหารกลางวัน ค่าลงทะเบียน ค่าตอบแทนวิทยากร (ในกรณีการฝึกอบรม) หรือค่าเบี้ยประชุม (กรณีกรรมการ อนุกรรมการเบิกเบี้ยประชุมได้) หรือ ค่าใช้จ่าย อื่น ๆ
จึงมีคำถามตามมาว่า แล้วการประชุมผ่านระบบออนไลน์ สามารถเบิกค่าใช้จ่ายในลักษณะดังกล่าวได้หรือไม่ ?
ในเรื่องนี้ กระทรวงการคลังได้มีหนังสือ ด่วนที่สุด ที่ กค 0408.5/ว 55 ลงวันที่ 24 มีนาคม 2563 เรื่อง การอนุมัติหลักการเบิกจ่ายค่าตอบแทนในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ แจ้งเวียนหัวหน้าส่วนราชการทราบ ให้ถือปฏิบัติต่อไป โดยสาระสำคัญ คือ อนุมัติในหลักการให้คณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ หรือคณะทำงานของส่วนราชการที่ได้รับอนุมัติค่าตอบแทนในการประชุมจากกระทรวงการคลัง กรณีที่มีการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ในช่วงที่มีการระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ให้มีสิทธิได้รับค่าตอบแทนตามอัตราที่กระทรวงการคลังได้อนุมัติไว้
ทั้งนี้ วิธีปฏิบัติในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวจะต้องดำเนินการให้สอดคล้องเป็นไปตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 ลงวันที่ 27 มิถุนายน 2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และคู่มือการปฏิบัติราชการนอกสถานที่ ที่สำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนดด้วย
ในทางปฏิบัตินั้น ส่วนราชการควรมีหลักฐานเอกสารประกอบเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการเบิกจ่ายงบประมาณให้ถูกต้อง ดังนี้
เอกสารประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายในการประชุมราชการผ่านระบบออนไลน์ (online)
กรณีเบิกค่าเบี้ยประชุม ค่าอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม
1. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกค่าเบี้ยประชุม ค่าอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม จะต้องระบุเหตุผลเนื่องจากเกิดโรคโควิด 2019
2. หนังสือเชิญประชุม
3. ใบสำคัญรับเงิน (ค่าเบี้ยประชุม)
4. ข้อมูลผู้เข้าระบบออนไลน์ (online)
5. ใบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมที่อยู่ในห้องประชุม
6. รูปภาพผู้เข้าร่วมทางระบบออนไลน์ (online)
7. หนังสือจากกระทรวงการคลัง เรื่องการอนุมัติหลักการเบิกจ่ายค่าตอบแทนในการประชุมผ่านอิเล็กทรอนิกส์ (ว 55/2563)
8. โครงการหรือกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติ
หมายเหตุ กรณีเบิกค่าอาหาร อาหารว่างและเครื่อง ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องอยู่ในห้องประชุม อย่างน้อย 1 ใน 3
เอกสารประกอบการเบิกค่าสมนาคุณวิทยากร สำหรับการอบรมผ่านระบบออนไลน์ (online)
1. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกค่าสมนาคุณวิทยากร จะต้องระบุเหตุผลเนื่องจากเกิดโรคโควิด 2019
2. ใบสำคัญรับเงิน (จ่ายค่าสมนาคุณวิทยากร)
3. หนังสือเชิญวิทยากร / คำสั่งผู้เข้าร่วม (ถ้ามี)
4. ข้อมูลผู้เข้าระบบออนไลน์ (online)
5. รายชื่อกลุ่มเป้าหมายการประชุม เช่น ครู ผู้บริหาร ผู้เข้าอบรม
6. รูปภาพผู้เข้าร่วมทางระบบอนนไลน์ (online)
7. หนังสือจากกระทรวงการคลัง เรื่องการอนุมัติหลักการเบิกจ่ายค่าตอบแทนในการประชุมผ่านอิเล็กทรอนิกส์ (ว 55/2563)
8.โครงการที่ได้รับอนุมัติ
เอกสารประกอบการเบิกค่าลงทะเบียนอบรมผ่านระบบออนไลน์ (online)
1. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกค่าลงทะเบียนพร้อมจำนวนเงิน จะต้องระบุเหตุผลเนื่องจากเกิดโรคโควิด 2019
2. ใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน
3. เอกสารแจ้งการเก็บค่าลงทะเบียนที่ระบุจำนวนเงิน
4. คำสั่งเข้าร่วมอบรมฯ
5. โครงการที่ได้รับอนุมัติ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง
คู่มือการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเลกทรอนิกส์ สภาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งประเทศไทย
คู่มือมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ คลิกที่นี่
พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเลกทรอนิกส์ พ.ศ. 2563
ที่มา: กระทรวงการคลัง, กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม