WEF (World Economic Forums) ได้จัดให้ไทยเป็นประเทศในกลุ่มที่เน้นการทำงานหนักเพื่อให้ได้ผลผลิต หรือ Efficiency Driven Country ซึ่งโดยทิศทางของประเทศไทยแล้ว ต้องการที่จะมุ่งสู่การเป็นประเทศที่ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม ในการสร้างให้เกิด Value ที่มากขึ้น หรือเรียกว่า Innovation Driven Country ซึ่งในส่วนของภาครัฐ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการปรับตัวด้วย เพื่อให้สามารถรองรับความต้องการของประชาชนที่มากขึ้น

คำถามที่เกิดขึ้นเสมอก็คือ ราชการมีไว้เพื่ออะไร คำตอบก็คือเพื่อสร้างให้เกิด Value กับประชาชน ซึ่งก็คือ การทำให้ประชาชนมีชีวิตความเป็นอยู่ที่ดีขึ้น

ดังนั้นสิ่งที่รัฐจะต้องทำเพื่อให้เกิด Value ดังกล่าว

1) การเปิดตัวเอง ทำงานร่วมกับภาคต่างๆ ทั้งภาคเอกชน และภาคสังคม ตัวอย่างของด้านการศึกษาที่ภาคเอกชนได้เข้ามาช่วยบริหารโรงเรียนที่มีปัญหาให้ หรือการที่เอกชนรวมตัวกันเข้ามาช่วยบริหารจัดการ เช่น ขอนแก่นพัฒนา รวมไปถึงการเปิดข้อมูลให้เอกชนสามารถเข้าถึงได้โดยสะดวก

2) การยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง ตอบโจทย์ความต้องการของประชาชน เปลี่ยนจากการรอให้ประชาชนมายื่นคำขอรับอนุญาตจากทางราชการ มาเป็นการนำเสนอให้กับประชาชนโดยไม่ต้องรอให้ร้องขอ โดยวิเคราะห์จากข้อมูลต่างๆ ที่ทางราชการได้เก็บรวบรวมไว้ เช่น กรณีศึกษาของสรรพากร ที่ต่อไปจะสามารถแจ้งประชาชนได้เลยว่าต้องชำระภาษีเท่าไหร่ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลทุกปี เพราะสรรพากรจะรวบรวมข้อมูลต่างๆ มาวิเคราะห์ให้ได้ทันที

3) การปรับตัวให้ส่วนราชการมีสมรรถนะสูงและมีความทันสมัย

นั่นคือที่มาของแนวคิดเรื่อง ระบบราชการ 4.0

ระบบราชการ 4.0 จะเป็นการบริหารจัดการ ที่ยึดหลักธรรมาภิบาล เพื่อประโยชน์สุขของประชาชน และรองรับยุทธศาสตร์ของประเทศไทย 4.0 ให้สามารถเป็นที่เชื่อถือไว้วางใจ และเป็นที่พึ่งของประชาชนโดยอย่างแท้จริง (Credible and Trusted Government)

คำถามต่อมาคือจะใช้วิธีการอะไรที่จะทำให้หน่วยงานต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงตัวเอง ไปในทิศทางดังกล่าวได้ จะมีเครื่องมืออะไรที่จะสามารถใช้ในการประเมินส่วนราชการถึงระดับความพร้อมที่จะมุ่งสู่การเป็นองค์การ 4.0 ที่มุ่งสู่ระบบราชการ 4.0 ซึ่งเป็นที่มาของการนำเกณฑ์ PMQA หรือเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ มาพัฒนาต่อยอดเป็น PMQA 4.0 เพื่อใช้เป็นแนวทางในการประเมินและพัฒนาส่วนราชการต่อไป

เครื่องมือในการยกระดับหน่วยงานภาครัฐสู่ระบบราชการ 4.0

จากประเด็นสำคัญของระบบราชการ 4.0 นำมาสู่การกำหนดเป็นคุณลักษณะสำคัญ 10 ประการของระบบราชการ 4.0 ประกอบด้วย

1) ทำงานอย่างเปิดเผย โปร่งใส เอื้อให้บุคคลภายนอก และประชาชนเข้าถึงข้อมูลได้

2) ทำงานเชิงรุก แก้ไขปัญหา ตอบสนองความต้องการของประชาชน และสร้างคุณค่า

3) แบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงาน เชื่อมโยงการทำงานซึ่งกันอย่างเป็นเอกภาพเบ็ดเสร็จในจุดเดียว

4) ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการบริหารจัดการ มีฐานข้อมูลที่ทันสมัยเพื่อสนับสนุนการวางแผนยุทธศาสตร์ และการตัดสินใจในการทำงาน

5) ปรับรูปแบบการทำงานให้คล่องตัว รองรับการประสานงานแนวระนาบและในลักษณะเครือข่าย

6) ทำงานอย่างเตรียมการไวล่วงหน้า ตอบสนองต่อสถานการณ์ทันเวลา มีการวิเคราะห์ความเสี่ยงทั้งในระดับองค์การและในระดับปฏิบัติการ

7) เปิดกว้างให้ภาคส่วนอื่นเข้ามามีส่วนร่วม ถ่ายโอนภารกิจไปดำเนินการแทนได้

8) ส่งเสริมให้เกิดนวัตกรรม ความคิดริเริ่ม และการประยุกต์ใช้องค์ความรู้ในการทำงานที่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง

9) บุคลากรทุกระดับพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงตัวเอง สู่องค์การที่มีความทันสมัยและมุ่งเน้นผลงานที่ดี

10) ให้ความสำคัญกับบุคลากร ดึงดูดบุคลากรที่มีศักยภาพสูง พัฒนาอย่างเหมาะสมตามบทบาทหน้าที่ สร้างความผูกพัน สร้างแรงจูงใจ มีแผนเชิงรุกรองรับการเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากร

สำหรับ PMQA ที่ส่วนราชการดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน จะเป็นเกณฑ์บูรณาการ ที่เน้นการดำเนินการอย่างเป็นระบบมีประสิทธิผล (Effective Systematic) มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของประชาชน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงเน้นการปรับปรุงพัฒนาให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง

ในขณะที่ PMQA 4.0 จะยึดเป้าหมายของการพัฒนาไปสู่ราชการ 4.0 ที่คำนึงถึงความท้าทายทั้งส่วนราชการ และการพัฒนาประเทศ และยึดความสำเร็จ 3 ด้านของราชการ 4.0

PMQA 4.0 จะเป็นเครื่องมือ การประเมินระบบการบริหารของส่วนราชการในเชิงบูรณาการ เพื่อเชื่อมโยงยุทธศาสตร์ของส่วนราชการกับเป้าหมายและทิศทางการพัฒนาของประเทศ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานภาครัฐพัฒนาไปสู่ระบบราชการ 4.0

ความเชื่อมโยง PMQA กับระบบราชการ 4.0

เมื่อพิจารณาจากหมวดต่างๆ ของ PMQA (เดิม) กับระบบราชการ 4.0 จะพบว่าในแต่ละปัจจัยความสำเร็จ จะมีความเชื่อมโยงกับประเด็นสำคัญในหมวดต่างๆ ของ PMQA ด้วย

1) การเปิดกว้าง

ผู้นำต้องเป็นต้นแบบ มีความโปร่งใส (หมวด 1) มีความคิดแบบเป้าประสงค์เชื่อมโยงยุทธศาสตร์ประเทศ มีการสร้างเครือข่ายความร่วมมือ (หมวด 2) ข้อมูลต้องดี เปิดเผย เข้าดูได้สะดวก และเป็นที่สนใจ มีความคล่องตัวในการใช้ข้อมูล (หมวด 4) มีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ การทำงานข้ามหน่วยงาน เช่น Doing Business การปราบปรามทุจริต รวมถึง การทำงานในระบบเปิด (หมวด 6)

2) ประชาชนเป็นศูนย์กลาง

เปลี่ยนเป็น Demand driven รู้ว่าประชาชนต้องการอะไร มีการออกแบบที่เฉพาะตัวได้ การออกแบบให้บริการเชิงนวัตกรรม (หมวด 3) และประเด็นอื่นๆ ในหมวด 5 หมวด 6 และหมวด 7

3) สมรรถนะสูง

ทำงานสอดคล้องไปในทางเดียวกัน และมอบอำนาจในการตัดสินใจ การสร้างคนในรุ่นต่อไป (หมวด 1) ความร่วมมือเชิงยุทธศาสตร์ (หมวด 2) และประเด็นอื่นๆ ในหมวด 4 หมวด 5 หมวด 6 และหมวด 7

เกณฑ์ PMQA 4.0 และระดับการพัฒนา

ในแต่ละประเด็นของเกณฑ์ PMQA 4.0 จะแบ่งออกเป็น 3 ระดับ

ระดับที่ 1 Basic (A&D) มีการจัดการอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิผล (มีประสิทธิผล หมายถึงการนำไปใช้ และมีการวัดผล มีการปรับปรุง)

ระดับที่ 2 Advance (Alignment) มีการเชื่อมโยงกับทิศทางประเทศ และนโยบายระดับบน

ระดับที่ 3 Significance (Integration) ส่งผลลัพธ์ที่ดีต่อประชาชน

PMQA 4.0 กับ PMQA เดิม

มีอีกคำถามหนึ่งที่สำคัญคือ เมื่อมี PMQA 4.0 แล้ว PMQA แบบเดิมจะยังมีอยู่หรือไม่

PMQA 4.0 ไม่ได้มาทดแทน PMQA เดิมแต่อย่างใด แต่จะเป็นทางเลือกของส่วนราชการ โดยจะเป็นกรอบการประเมินตนเอง เพื่อพิจารณาว่าส่วนราชการมีความพร้อมในการมุ่งสู่ระบบราชการ 4.0 มากน้อยเพียงใด ทั้งนี้ถ้าหากส่วนราชการได้ประเมินตนเองแล้ว และเห็นว่ามีพัฒนาการที่ดี ก็สามารถขอรับการประเมิน เพื่อรับรางวัลเหมือนกับการประเมิน PMQA เดิมได้ด้วย

โดยการประเมิน PMQA 4.0 จะแบ่งออกเป็น 3 ระดับตามระดับการพัฒนา นั่นคือ

ระดับ Basic จะเทียบเท่าคะแนน 300 คะแนน ซึ่งส่วนราชการที่ผ่านการประเมินในระดับนี้ จะได้รับ Certificate PMQA ระดับ FL Version 2 และประกาศเกียรติคุณรับรองสถานะการเป็นระบบราชการ 4.0 ระดับ Basic

ระดับ Advance จะเทียบเท่ากับคะแนน 400 คะแนน

ระดับ Significance จะเทียบเท่ากับคะแนน 500 คะแนน

ซึ่งส่วนราชการที่ผ่านการประเมินในระดับ Advance และระดับ Significance นี้จะได้รับ รางวัล PMQA ระดับดีเด่น และประกาศเกียรติคุณรับรองสถานะเป็นระบบราชการ 4.0 ระดับ Advance และระดับ Significance ตามลำดับ

แต่ถ้าส่วนราชการไหน ยังไม่พร้อมหรือยังไม่ต้องการประเมินตาม PMQA 4.0 ก็ยังสามารถพัฒนาและประเมินตามแนวทาง PMQA เดิมต่อได้ ตั้งแต่ระดับ Certified FL version 2.0 (275 คะแนน) รางวัล PMQA รายหมวด (300 คะแนน) รางวัล PMQA ระดับดีเด่น (400 คะแนน) และ รางวัล PMQA ระดับดีเลิศ (650 คะแนน)

ที่มา  ; PMQA in Practice